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创新机制 规范管理 推动全厅档案工作再上新台阶
晋升“档案工作规范化管理省特级单位”专题报道
更新日期: 2009-12-03        访问次数:17074        信息来源:办公室       字号:          
 
 
 
 

 
 
    12月3日,省档案局李安全局长、方维华副局长等一行亲临我厅,对我厅晋升“档案工作规范化管理省特级单位”工作情况进行现场考核评估。经过评估组综合考核,我厅以106分的成绩达到相应标准,被授予“江西省档案工作规范化管理省特级单位”光荣称号。这是我厅档案工作继荣获“全省档案目标管理一级单位”、“全省档案工作先进单位”、“全省档案工作规范化管理一级单位”、“全国档案工作优秀集体”等荣誉后,获得的又一殊荣。
 

 
 
 
    “珍藏档案存真求实,探索规律鉴往知来”,档案工作记录历史,传承文明,服务社会,造福人民,对于促进物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要意义。本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的档案工作理念,自1953年成立档案室以来,我厅档案工作始终以“记载财政发展历程、弘扬财政文化、服务财政发展和社会群众”为宗旨,不断夯实工作基础,严格管理标准,稳步推进档案工作规范化、科学化管理,着力提高档案效能,取得较好成绩,并获得数十项荣誉。特别是2007年获得“全国档案工作优秀集体”以后,厅党组提出,要巩固成果,再接再厉,力争晋升“档案工作规范化管理省特级单位”。围绕这个目标,我们牢牢抓住规范化这个档案管理的核心内容,始终把握各项工作要求,坚持不懈加大工作力度,全力以赴推进档案硬件软件建设,坚定不移地服务财政中心工作,在具体工作中做到“六个强化”:
 

 
 
    一是强化组织领导,为档案工作规范化管理提供坚实的组织保证。厅党组历来高度重视档案工作,将其作为机关建设一项重要基础内容来抓,经常听取档案工作汇报,积极解决档案管理中存在的实际问题,为档案工作开展提供强有力的支持。例如,在筹建厅办公大楼时,厅党组专门就档案管理所需空间、承重要求及规划格局作了研究安排;在厅办公大楼改造维修时,省长助理兼厅党组书记、厅长胡幼桃又亲自过问档案室布局,就档案室的设计装修及日常工作提出明确要求,并在人力、财力、物力方面都给予了进一步保障。同时,为加强组织领导,建立了自上而下的档案管理网络,明确档案工作由一名副厅长分管,厅办公室主任牵头负责,档案室专职档案员、各处室(单位)兼职档案员具体办理的三级管理体制,并按照“谁立卷、谁负责”的原则,建立工作责任追究制,将档案工作纳入目标管理考核,建立岗位责任制,对出现应归档材料未归档或未及时归档、归档整理不规范等情况,严格追究有关人员责任。
 

 
 
    二是强化业务素质,为档案工作规范化管理提供良好的效能保障。事业的成败关键在人才,效能的提升关键在机制。为了推动档案工作,提升档案管理效能,我们坚持“两手抓”:一手抓素质建设;一手抓制度建设:一方面注重提升档案工作人员素质。对档案室专职工作人员,我们按照“专业岗位专业化”的要求,坚持高标准、严要求配备。档案室现有两位工作人员,都有丰富的工作经验,业务娴熟,素质全面,其中一名具有档案管理专业本科学历。对档案兼职工作人员,我们注重档案管理知识技能的学习培训。在组织学习《档案法》、《江西省档案管理条例》等法律法规的同时,每年定期组织岗位培训、举办档案业务知识学习班,邀请财政部办公厅、省档案局的专家作专题讲座,提高全厅档案队伍的业务素质和管理水平。另一方面注重建立健全档案工作制度。在坚持依法治档的同时,结合我厅实际,从档案的收集、整理、立卷归档、保管、统计、利用到安全、保密等各个环节均建立了一系列完备的制度。特别是今年,我们下大力气对历年已出台的相关管理制度进行修订、完善,形成《江西省财政厅机关档案管理办法》,进一步明确各类档案的归档范围、责任、要求,以建章立制规范管理,以遵守制度提升效能。
    三是强化基础设施建设,为档案工作规范化管理奠定充分的物质基础。主要体现在三类设施建设方面:一是在库房设施建设上,严格按照档案室标准化建设要求,设立了专用的档案库房、阅览室、办公室,做到了库房、阅览、办公三分开。二是在安全设施建设上,库房保管专门配置了恒温恒湿消毒机组,配备了密集架、空调、红外线报警系统、自动灭火装置、避光窗帘等设施,各项设施符合“八防要求”。三是在配套服务设施建设上,为方便查询和检索,配备了计算机、打印机、复印机、扫描仪等现代化管理设备,大大提高了对内对外服务水平。今后,我们还将根据档案工作的发展需求,不断加大档案硬件投入,为档案工作的科学发展提供一流的物质保障。

 
 
    四是强化业务流程监管,为档案工作规范化管理把关保质。我厅档案工作一直坚持实施文书处理部门立卷制度,即由承办和处理文书部门的专职或兼职文书工作人员来承担立卷工作;各业务处室兼职档案员负责收集、整理应归档文件材料,处室负责人审核后及时向档案室移交;档案室负责指导、检查和验收归档文件材料质量。在具体工作中,重点把好“四关”:一是把好“收集归档关”。明确档案收集归档的范围和责任,及时移交档案室;厅档案室对照标准逐次逐条,查缺补漏,确保“收集一个不少,归档一个不漏,质量件件可靠”。二是把好“整理归档关”。建立了完备的交接手续,对归档整理不规范的档案限期整改,归档文件的完整率、准确率达到99%以上。三是把好“安全保管关”。定期不定期核查档案库房设施和档案保管情况,确保入库档案保管齐全完整,有效杜绝丢失、泄密、损毁等各类事故的发生。四是把好“统计鉴定销毁关”。每年对入库档案进行清理核对,及时向省档案局报送统计资料,做好到期档案移交工作。成立档案鉴定销毁小组,对已超过保管期限和解密期限档案,由档案室列出清单,登记造册,经档案鉴定小组鉴定签字后,按规定进行监销。
 

 
 

    五是强化信息化建设,为档案工作规范化管理提供先进的技术支持。我们立足于为财政中心工作服务,不断加快档案信息化建设步伐,推进服务机制创新,促进档案信息资源的公开、共享、利用,使档案查阅更加方便、快捷、准确,档案信息服务功能更加完备。主要做到“三个紧密结合”:一是与本单位信息化建设紧密结合。厅档案室依托厅局域网开展档案数据库建设,与办公自动化系统同步规划、同步建设、同步实施。实现了文档一体化。室藏档案全部建立了文件级目录数据库,2002年以后的档案全部建立了全文数据库。二是与服务能力建设紧密结合。为方便利用,编制了案卷目录、全引目录、归档文件目录等检索工具,建立了专题档案,如预决算档案、基建档案等,极大地满足了利用者的需要。档案室的利用查全率、查准率已达99.9%,为服务领导决策和财政中心工作发挥了重要作用。三是与编研紧密结合。积极开展编研工作,编制了机关组织沿革、财政大事记;为我厅各类专题汇编,如《江西财政发展报告》、《江西省财政志》、《财政预算管理》等提供了大量翔实的档案资料。
    六是强化开发利用,为档案工作规范化管理探索新路径。档案的作用和价值主要体现在利用服务上。在做好档案资料的查阅、咨询、借用等传统服务的同时,为顺应加快档案信息资源的开发利用及财政自身发展的需要,我们积极探索,创新形式,下大力气建成了声像电子档案馆? “史海钩沉”“荣誉殿堂”等专栏,并在我厅门户网站上开放。它的建成和开放,变被动服务为主动服务,充分发挥了网络服务异地性、交互性和高效快捷的优势,解决了现场人工查阅速度慢的问题,大大提高了电子档案服务工作、服务社会、服务群众的效率和水平,开辟了一条档案规范化科学化管理的新路子。同时,电子声像馆栏目丰富,(有“组织沿革”、“大事纪年”、“财政人物志”、“发展历程”、“财政情怀”、“财政史话”“苏区财政”、“荣誉殿堂”等),形式多样(有文字、数字、图片、动画等,将来还有视频)。它的建设、完善及延续,进一步弘扬了财政干部优良传统,优化了机关作风,促进了财政文化建设,深受财政干部职工欢迎,扩大了财政社会影响,许多同志(包括离退休老同志)踊跃参与“史海钩沉”相关栏目的资料征集和编辑,很大程度上也丰富了机关文化生活。

 

 
 
    “功夫不负有心人”,经过坚持不懈的努力,我厅档案规范化管理走出了新路子,迈上了新台阶,工作成效得到省档案局的认可,并被顺利评为“档案工作规范化管理省特级单位”。成绩属于过去,荣誉昭示未来,档案工作只有更好,没有最好,今后,我厅将在省档案局的有力指导下,进一步查缺补漏,切实整改,巩固成果,再接再厉,继续着力加大整合档案信息资源力度,全面推进财政业务专题档案建设;继续着力加强电子文件的收集管理,完善档案全文数据库建设;继续着力做好档案深层次编研的开发利用工作,为财政工作提供优质高效的信息服务;继续着力完善电子声像馆建设,提高电子档案开发利用效能,提升档案工作规范化管理水平,为促进财政事业发展作出新的更大贡献。


 
 
 

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